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机关全宗卷的建立和全宗介绍的编写 |
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| 双击自动滚屏 发布者：admin 发布时间：2008-9-29 阅读：907次 【字体：大 中 小】 |
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全宗卷和编写全宗介绍
一、全宗卷
“全宗卷”是在现行机关档案室本身工作活动中形成的一种档案，是档案室保存和管理某一全宗过程中形成的能够说明该全宗历史情况的文件、表格材料等组成的专门档案，是对全宗进行整理、鉴定、统计、利用以及进一步收集该全宗范围内档案的重要依据，是档案室管理全宗档案和档案管理人员掌握全宗情况不可缺少的一种工具。
（一）基本材料
１、立档单位历史考证或简介表（见附表）；
２、全宗档案历史考证或基本情况简介表（见附表）；
３、全宗整理工作方案、总结等；
４、移交或接收全宗档案的文据（见附表）；
５、验收案卷质量合格证；
６、档案销毁消册（见附表）；
７、档案保管状况的历次检查记录和库房档案霉变损失和出现重大事故的情况，所采取的抢救措施及处理结果等材料；
８、全宗介绍
（二）、方法与要求
１、全宗卷应单独集中保管；
２、当全宗移交给档案馆保管时，其相应的全宗卷也必须随同全宗移交；
３、全宗卷所有材料以形成时间为序排列、编目、装入卷袋，暂不装订。
二、全宗介绍
“全宗介绍”由立档单位的历史概况，以及全宗内档案内容和成份的介绍等两部分组成，后者是主体。根据不同的分类与排列方法，介绍方式采取按立档单位和组织机构逐一介绍档案的内容、成份利用价值等情况；也可以按年代顺序介绍该全宗的立档单位情况和档案情况。对编者要求：以档案材料为依据，内容要真实，叙述要详细，文字要简练，编写要系统。具体内容如下：
（一）立档单位的历史情况
１、立档单位现在的名称、性质、职能、内部机构、党政主要领导人、隶属关系、住址等情况。
２、立档单位历史沿革及每次变革后的印模。
（二）全宗档案情况
１、档案的来源、种类（四大门类）、数量、保管期限、起止时间等。
２、各类档案数量、主要成份（说明是文件、电报、表报、照片、胶卷、磁带、图纸等）。
３、是否实行集中统一管理，文件齐全完整程度如何和利用价值、效果如何。
４、档案的整理方法、排列、编号、存放情况（如分类、分期限、分柜等）。
５、检索工具的种类及使用效果如何。
６、档案的历史鉴定、销毁情况。如鉴定销毁的原则、办法、数量、主要内容和时间等。
７、档案文件的霉变、损坏情况及修复、补救措施和结果。
８、其它需要介绍的内容。 |
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